Fizjoterapeuta przez większość dnia ma zajęte obie ręce, dosłownie. Terapia manualna, ćwiczenia z pacjentem, praca z kręgosłupem: w trakcie wizyty nikt rozsądny nie odbiera telefonu. A telefon dzwoni, bo ktoś po urazie chce się umówić jak najszybciej. Jeśli nikt nie odbierze, pacjent zapisze się do innego gabinetu. Dlatego mamy nowość: Virtual Receptionist można teraz bezpłatnie połączyć z Agendessa, kalendarzem rezerwacji dla gabinetów, salonów i studiów, i zapisywać pacjentów bezpośrednio do niego.
Co daje połączenie z kalendarzem
Recepcjonistka AI potrafiła już odebrać telefon, odpowiedzieć na pytania i przekazać prośbę o termin. Teraz widzi sam kalendarz. W trakcie rozmowy sprawdza w Agendessa, które godziny są rzeczywiście wolne dla danego zabiegu i konkretnego terapeuty, proponuje je pacjentowi i po jego zgodzie od razu zapisuje wizytę.
- Wolne terminy na bieżąco. Agent uwzględnia długość zabiegu i grafik każdej osoby z zespołu. Nie korzysta ze sztywnej listy godzin.
- Wizyta prosto w kalendarzu. Po potwierdzeniu wizyta pojawia się w Agendessa z zabiegiem, godziną i terapeutą, tak samo jak rezerwacja wpisana ręcznie.
- Przełożenia i odwołania. Agent odnajduje wizytę pacjenta, proponuje nowy termin albo ją odwołuje. Zawsze po potwierdzeniu.
- Stali pacjenci rozpoznani po numerze. Po numerze telefonu agent wie, z kim rozmawia i kiedy ma najbliższą wizytę.
Wymyślona rozmowa z wrocławskiego gabinetu
Poniższy dialog to jedynie przykład poglądowy. Wyobraźmy sobie niewielki gabinet fizjoterapii we Wrocławiu, w którym pracuje dwoje terapeutów.
Pacjent: Dzień dobry, mam skierowanie po skręceniu kostki. Chciałbym umówić się na pierwszą wizytę, najlepiej u pana Tomasza.
Agent: Dzień dobry. Pan Tomasz ma wolne terminy w poniedziałek o 10:00 i we wtorek o 16:30. Który Panu odpowiada?
Pacjent: Wtorek po południu będzie najlepszy.
Agent: Zapisuję: wtorek, 16:30, pierwsza wizyta u pana Tomasza. Gotowe, termin jest zarezerwowany. Proszę zabrać ze sobą skierowanie i wygodny strój.
Pacjent: Dziękuję, do zobaczenia.
Pan Tomasz w tym czasie kończy terapię z innym pacjentem. Nową wizytę zobaczy w kalendarzu między zabiegami. Godziny proponowane przez agenta pochodzą z Agendessa w momencie rozmowy, więc dwie osoby nie trafią na ten sam termin.
Połączenie bez dopłat, abonament Agendessa osobno
Połączenie Virtual Receptionist z Agendessa nic nie kosztuje w planach Growth i Scale oraz w ich wersjach Omni. Rozmowy rozliczasz jak zwykle, w ramach swojego planu.
Sama Agendessa to oddzielny produkt: program do rezerwacji online z kartoteką klientów i przypomnieniami. Abonament wykupujesz osobno, bezpośrednio u nich. Jeżeli Twój gabinet już z niej korzysta, niczego nie zmieniasz. Wystarczy klucz API.
Jak połączyć obie usługi w 4 krokach
- Klucz w Agendessa. W Agendessa wejdź w Ustawienia, następnie API i integracje, i utwórz klucz API z uprawnieniami do odczytu, klientów i wizyt.
- Klucz w panelu. W panelu Virtual Receptionist otwórz Integracje, wybierz Agendessa, wklej klucz i kliknij Test. Gdy pojawi się nazwa gabinetu, połączenie działa.
- Podłączenie agenta i próbne rozmowy. Nasz zespół łączy agenta głosowego z kalendarzem, a potem razem z Tobą wykonujemy kilka próbnych połączeń.
- Start. Korzystaj z numeru agenta albo przekieruj na niego dotychczasowy numer gabinetu, przez cały dzień albo tylko wtedy, gdy nikt nie może odebrać.
Szczegóły, w tym to, do jakich danych agent ma dostęp, opisaliśmy na stronie integracji z Agendessa.
Nie tylko dla fizjoterapeutów
Gabinet fizjoterapii to tylko przykład. Tak samo działa to w salonach fryzjerskich, gabinetach kosmetycznych, przychodniach, gabinetach weterynaryjnych czy warsztatach samochodowych. Agent odpowiada również w czacie na Twojej stronie, więc osoby, które wolą pisać niż dzwonić, też umówią się same.
Najczęstsze pytania
Czy za połączenie trzeba dopłacić?
Nie. W planach Growth i Scale integracja jest wliczona. Płacisz tylko za swój plan Virtual Receptionist.
Czy potrzebuję abonamentu Agendessa?
Tak. Agendessa to oddzielny produkt i abonament zamawiasz bezpośrednio u nich. Bezpłatne jest samo połączenie obu usług.
Mam plan Essentials. Co wtedy?
Essentials obsługuje proste procesy bez integracji. Aby podłączyć Agendessa, przejdź na Growth lub Scale.
Co, jeśli wybrana godzina jest zajęta?
Agent proponuje najbliższe wolne terminy z kalendarza, za zgodą pacjenta także u innego terapeuty. Rezerwuje wyłącznie to, co jest naprawdę wolne.
Czy działa to też w czacie?
Tak. Ten sam agent umawia, przesuwa i odwołuje wizyty w czacie na stronie.
Chcesz usłyszeć, jak to brzmi? Zadzwoń na naszą linię demo i porozmawiaj z agentem.