Recepcja czynna całą dobę — nawet gdy właściciel śpi
W pensjonacie w górach czy nad morzem recepcją często jest właściciel, który akurat robi śniadania albo sprząta pokoje. Wirtualna recepcjonistka odbiera telefon o każdej porze, odpowiada na pytania gości i przyjmuje zapytania o rezerwację bezpośrednią.
- Odbiera 24/7
- Ponad 35 języków
- Twój obecny numer telefonu
Dlaczego telefon w obiekcie noclegowym nie może milczeć
Gość, który nie dodzwonił się, rezerwuje gdzie indziej
Kto dzwoni z pytaniem o wolny pokój, zwykle ma już otwarte kilka innych ofert. Brak odpowiedzi to często stracona rezerwacja.
Prowizje z portali
Każdy gość, który zarezerwuje bezpośrednio przez telefon zamiast przez portal rezerwacyjny, to rezerwacja bez prowizji pośrednika.
Późne przyjazdy
Pociąg się spóźnia, gość dojeżdża o 23:00 i chce wiedzieć, jak wejść i gdzie zaparkować. Ktoś musi odebrać.
Goście z zagranicy
Niemcy, Czesi, Ukraińcy, Anglicy — każdy chce zapytać w swoim języku, a recepcja nie zawsze mówi we wszystkich.
Co przejmuje wirtualna recepcjonistka
- Przyjmuje zapytania o wolne pokoje i terminy
- Zbiera dane do rezerwacji bezpośredniej
- Wyjaśnia zasady zameldowania, późnego przyjazdu i wymeldowania
- Odpowiada o parking, śniadania, zwierzęta i udogodnienia
- Pomaga gościom, którzy zarezerwowali przez portal, np. Booking.com
- Podpowiada dojazd i atrakcje w okolicy, które wskażesz
- Przyjmuje zapytania o grupy, wesela i wyjazdy firmowe
- Rozmawia z gośćmi w ponad 35 językach
Tak wyglądają prawdziwe rozmowy
Przykładowe sytuacje, które recepcjonistka prowadzi według zasad ustalonych z Tobą.
Rezerwacja na weekend
„Czy macie wolny pokój dwuosobowy od piątku do niedzieli? Będziemy z psem.”
Recepcjonistka sprawdza zasady pobytu ze zwierzętami, podaje cenę według Twojego cennika i zbiera dane do rezerwacji bezpośredniej.
Dostajesz komplet danych, a gość — potwierdzenie SMS-em lub e-mailem.
Przyjazd po 22:00
„Dojedziemy dopiero koło północy, czy ktoś nas wpuści?”
Wyjaśnia procedurę późnego zameldowania, którą ustalisz: kod do sejfu z kluczami, numer pokoju wysłany SMS-em albo dyżurny telefon.
Gość przyjeżdża spokojny, a Ty nie musisz czuwać przy telefonie.
Gość z Niemiec
„Guten Tag, gibt es bei Ihnen einen Parkplatz?”
Rozpoznaje język i odpowiada po niemiecku: czy parking jest płatny, ile kosztuje i jak do niego dojechać.
Rozmowa trafia do Ciebie jako krótkie streszczenie po polsku.
Jak to działa w praktyce
Całą dobę, 7 dni w tygodniu
Także w sylwestra, w długi weekend majowy i w środku sezonu, gdy telefon dzwoni najczęściej.
Ponad 35 języków
Język rozmówcy jest rozpoznawany automatycznie w pierwszych słowach rozmowy.
Potwierdzenia SMS i WhatsApp
Po rozmowie gość może dostać wiadomość z danymi, dojazdem czy instrukcją zameldowania.
Streszczenie każdej rozmowy
Wiesz, kto dzwonił, o co pytał i czego potrzebuje — bez odsłuchiwania nagrań.
Więcej o połączeniach z kalendarzami i systemami: integracje · ochrona danych: RODO
Najczęstsze pytania
Czy recepcjonistka widzi dostępność pokoi?
Może, jeśli połączymy ją z Twoim systemem rezerwacji lub kalendarzem — sposób połączenia ustalamy przy wdrożeniu. Bez tego przyjmuje zapytanie z terminem i liczbą osób, a Ty potwierdzasz rezerwację.
Czy pomoże gościom, którzy zarezerwowali przez portal?
Tak. Odpowiada na pytania o zameldowanie, parking czy śniadania niezależnie od tego, gdzie gość zarezerwował pobyt.
Czy sprawdzi się w małym pensjonacie?
Właśnie tam jest najbardziej przydatna — gdy jedna lub dwie osoby prowadzą cały obiekt i nie mogą stale odbierać telefonu.
Co z reklamacjami i sytuacjami awaryjnymi?
Takie sprawy recepcjonistka od razu przełącza na wskazany numer albo zapisuje z oznaczeniem „pilne”.
Czy muszę zmieniać numer telefonu?
Nie. Ustawia się przekierowanie z obecnego numeru, np. po godzinach albo gdy nikt nie odbiera.
Każdy telefon to szansa na rezerwację
Umów prezentację i zobacz, jak recepcjonistka poprowadzi rozmowy z gośćmi Twojego obiektu.