Pacjent dzwoni, gdy go boli — a nie w godzinach rejestracji
W rejestracji ktoś właśnie wydaje skierowanie, drugi pacjent stoi przy ladzie, a telefon dzwoni trzeci raz. Wirtualna recepcjonistka odbiera każde połączenie, zapisuje na wizytę, przypomina o terminie i od razu przekazuje dalej to, co naprawdę pilne.
- Odbiera 24/7
- Ponad 35 języków
- Twój obecny numer telefonu
Z czym na co dzień mierzy się rejestracja
Poranny szczyt połączeń
Większość pacjentów dzwoni od razu po otwarciu. Linia jest zajęta, a część z nich zapisuje się w końcu gdzie indziej.
Nieodwołane wizyty
Pacjent zapomina o terminie albo nie ma kiedy zadzwonić, żeby go odwołać — a fotel lub gabinet stoi pusty.
Ciągle te same pytania
Czy przyjmujecie na NFZ? Ile kosztuje wizyta prywatna? Czy potrzebne jest skierowanie? Każde takie pytanie odrywa od pacjenta przy ladzie.
Telefony po godzinach
Ból zęba w sobotę wieczorem czy pytanie o wyniki w niedzielę — bez odpowiedzi pacjent szuka pomocy gdzie indziej.
Co przejmuje wirtualna recepcjonistka
- Zapisuje na wizyty prywatne i — według Twoich zasad — na NFZ
- Sprawdza wolne terminy w podłączonym kalendarzu
- Przypomina o wizycie SMS-em lub na WhatsAppie
- Przyjmuje odwołania i proponuje nowy termin
- Odpowiada na pytania o cennik, skierowania i dojazd
- Zapisuje prośby o przedłużenie recepty jako notatkę dla lekarza
- Pilne sprawy od razu przełącza do personelu
- Rozmawia z pacjentami z zagranicy w ich języku
Tak wyglądają prawdziwe rozmowy
Przykładowe sytuacje, które recepcjonistka prowadzi według zasad ustalonych z Tobą.
Ból zęba w sobotę
„Dzień dobry, od wczoraj strasznie boli mnie ząb, czy da się dziś przyjść?”
Recepcjonistka pyta, od kiedy trwa ból i czy jest obrzęk, sprawdza najbliższy wolny termin na wizytę bólową i od razu go rezerwuje.
Pacjent dostaje SMS z potwierdzeniem, a lekarz — notatkę z opisem dolegliwości.
Pytanie o NFZ
„Czy u was mogę się zapisać do kardiologa na NFZ?”
Odpowiada dokładnie tak, jak ustalisz: czy przyjmujesz na NFZ, jakie dokumenty są potrzebne, a jeśli terminy są odległe — proponuje wizytę prywatną z ceną z Twojego cennika.
Rejestracja nie traci czasu na powtarzanie tych samych informacji.
Odwołanie o 6:30
„Muszę odwołać jutrzejszą wizytę, dziecko się rozchorowało.”
Przyjmuje odwołanie, zwalnia termin w kalendarzu i od razu proponuje kilka nowych dat.
Zwolniony termin może trafić do kolejnego pacjenta jeszcze przed otwarciem gabinetu.
Jak to działa w praktyce
Kalendarz, którego już używasz
Działa z popularnymi kalendarzami, np. Google Calendar, Outlook czy Calendly. Połączenie z systemem gabinetu ustalamy przy wdrożeniu.
Pilne sprawy na pierwszym miejscu
Recepcjonistka nie stawia diagnoz. Gdy rozmowa brzmi niepokojąco, przełącza do personelu, a w zagrożeniu życia kieruje pod numer 112.
Ponad 35 języków
Pacjent z Ukrainy, Niemiec czy Wielkiej Brytanii usłyszy odpowiedź w swoim języku — bez „naciśnij 1”.
Dane pacjentów pod kontrolą
Ty decydujesz, o co recepcjonistka pyta i co zapisuje. Zasady przetwarzania danych opisujemy na stronie RODO.
Więcej o połączeniach z kalendarzami i systemami: integracje · ochrona danych: RODO
Najczęstsze pytania
Czy wirtualna recepcjonistka udziela porad medycznych?
Nie. Zapisuje na wizyty, odpowiada na pytania organizacyjne i przekazuje sprawy personelowi. Przy objawach, które mogą oznaczać zagrożenie życia, kieruje pod numer alarmowy 112.
Czy obsłuży zapisy zarówno prywatne, jak i na NFZ?
Tak, jeśli tak ustalisz. Podczas wdrożenia opisujemy, na jakie świadczenia przyjmujesz, jakie dokumenty są potrzebne i jak recepcjonistka ma odpowiadać na pytania o kolejki.
Czy może przedłużać recepty?
Nie wystawia recept. Przyjmuje prośbę od pacjenta, zapisuje nazwę leku i dane kontaktowe, a lekarz dostaje to jako gotową notatkę.
Co, jeśli pacjent chce rozmawiać z człowiekiem?
Recepcjonistka przełącza rozmowę na wskazany numer albo, gdy nikt nie może odebrać, zapisuje prośbę o oddzwonienie ze streszczeniem sprawy.
Czy zachowam dotychczasowy numer gabinetu?
Tak. Najczęściej ustawia się przekierowanie połączeń — np. gdy linia jest zajęta, po kilku sygnałach albo po godzinach pracy.
Żaden pacjent nie usłyszy już sygnału zajętości
Umów prezentację, a pokażemy, jak recepcjonistka poprowadzi rozmowy w Twoim gabinecie.