Jesteś na rozprawie, a nowy klient właśnie dzwoni
Adwokat w sądzie, radca prawny na spotkaniu, a sekretariat obsługuje trzy sprawy naraz. Wirtualna recepcjonistka przyjmuje zapytania od nowych klientów, zbiera najważniejsze informacje o sprawie i umawia konsultację — dyskretnie i uprzejmie.
- Odbiera 24/7
- Ponad 35 języków
- Twój obecny numer telefonu
Co utrudnia pracę kancelarii
Klient dzwoni do kilku kancelarii
Osoba w trudnej sytuacji prawnej zwykle szuka pomocy od razu. Kto pierwszy oddzwoni, ten często zyskuje klienta.
Czas prawnika jest najcenniejszy
Każda rozmowa, która nie wymaga wiedzy prawniczej, odbiera czas na pisma i przygotowanie do rozpraw.
Sprawy poza specjalizacją
Część telefonów dotyczy dziedzin, którymi kancelaria się nie zajmuje — trzeba je uprzejmie i szybko odfiltrować.
Poufność
Klient mówi o rozwodzie, długach czy sporze z pracodawcą. Rozmowa musi być prowadzona taktownie.
Co przejmuje wirtualna recepcjonistka
- Przyjmuje zapytania od nowych klientów przez całą dobę
- Ustala dziedzinę sprawy: rodzinna, spadkowa, pracownicza, gospodarcza i inne
- Zbiera dane stron do weryfikacji konfliktu interesów
- Umawia konsultacje w kalendarzu prawnika
- Informuje o zasadach i cenie pierwszej konsultacji według Twoich ustaleń
- Przekazuje wiadomości od obecnych klientów
- Pilne sprawy przełącza do wskazanej osoby
- Obsługuje klientów zagranicznych w ich języku
Tak wyglądają prawdziwe rozmowy
Przykładowe sytuacje, które recepcjonistka prowadzi według zasad ustalonych z Tobą.
Sprawa spadkowa
„Zmarł mój ojciec, rodzeństwo nie zgadza się co do mieszkania. Czy możecie pomóc?”
Z taktem pyta o rodzaj sprawy, dane kontaktowe i imiona pozostałych stron, a następnie proponuje termin konsultacji.
Prawnik dostaje notatkę ze streszczeniem, a zespół może sprawdzić konflikt interesów przed spotkaniem.
Sprawa spoza specjalizacji
„Czy zajmujecie się sprawami karnymi?”
Jeśli kancelaria nie prowadzi takich spraw, uprzejmie to wyjaśnia — zgodnie z Twoimi wskazówkami.
Prawnik nie traci czasu, a rozmówca od razu wie, na czym stoi.
Obecny klient
„Dostałem pismo z sądu, muszę pilnie porozmawiać z mecenasem.”
Zapisuje, jakiego pisma dotyczy sprawa i do kiedy jest termin, a następnie przełącza lub oznacza wiadomość jako pilną.
Nic ważnego nie ginie w natłoku telefonów.
Jak to działa w praktyce
Wstępna kwalifikacja spraw
Ty decydujesz, jakie sprawy przyjmujesz i o co recepcjonistka ma zapytać przy pierwszym kontakcie.
Kalendarz prawników
Konsultacje trafiają do kalendarza, np. Google Calendar lub Outlook, każdego prawnika osobno.
Dyskrecja
Rozmowy prowadzone są taktownie, a zakres zbieranych danych ustalasz Ty. Szczegóły na stronie RODO.
Notatka z każdej rozmowy
Streszczenie sprawy czeka na prawnika, zanim oddzwoni do klienta.
Więcej o połączeniach z kalendarzami i systemami: integracje · ochrona danych: RODO
Najczęstsze pytania
Czy wirtualna recepcjonistka udziela porad prawnych?
Nie. Przyjmuje zapytania, zbiera informacje i umawia konsultacje. Porady udziela wyłącznie prawnik.
Czy pomoże w weryfikacji konfliktu interesów?
Może zebrać imiona i nazwiska lub nazwy pozostałych stron sprawy. Samą weryfikację przeprowadza kancelaria przed konsultacją.
Czy może informować o cenie konsultacji?
Tak, jeśli podasz taką informację. Możesz też zdecydować, że o honorarium rozmawia wyłącznie prawnik.
Co z poufnością rozmów?
Ty ustalasz, jakie dane są zbierane i komu są przekazywane. Zasady przetwarzania danych opisujemy na stronie RODO.
Czy obsłuży kilku prawników w jednej kancelarii?
Tak. Każdy prawnik może mieć własny kalendarz i własne dziedziny, a recepcjonistka kieruje sprawy do właściwej osoby.
Nowy klient nie trafi na pocztę głosową
Umów prezentację i zobacz, jak recepcjonistka przyjmie zapytania w Twojej kancelarii.